Een even mooie als pittige uitdaging, die veel vraagt van onze collega’s. Dat is de Ambitie 2025. In de serie Dare to Avans geven we een podium aan medewerkers die onze ambitie waarmaken op hun eigen unieke manier. Gepassioneerde professionals die ambitie combineren met persoonlijke aandacht en wendbaarheid. Die lef hebben, kansen pakken en experimenteren. Wie zijn zij? Wat drijft hen? In aflevering 5 Veronique de Jong van de Academie voor Business en Entrepreneurship (ABE).
Veronique coördineert de werkzaamheden van het academiebureau van ABE. “We zijn een zelfsturend team, en ik ben de schakel tussen de directie en het team, degene met de helikopterview. Een aanspreekpunt.” Liever noemt ze zichzelf ‘inspirator’: “Ik probeer goede ideeën bij andere academiebureaus te vinden en die aan te dragen bij ons team. En natuurlijk neem ik onze succesvolle werkwijzen en processen mee naar collega-academiebureaus. De zin ‘Kunnen we eens praten?’ gebruik én hoor ik geregeld.”
Haar team bestaat uit 11 medewerkers die samen met de docententeams van de verschillende opleidingen werken aan het inrichten van de processen aan de ‘achterkant’ van de ABE-opleidingen. Denk daarbij aan administratieve en organisatorische processen rond stages, afstuderen, minoren, uitwisselingen met buitenlandse studenten en ondersteunende systemen als Osiris. “Kortom: alles dat de studie en het werk voor studenten en docenten zo naadloos mogelijk laat verlopen.”
Een klein stukje historie: ABE ontstond toen 2 Avans-academies samengingen. De academie biedt 1 internationale en 2 Nederlandse opleidingen: International Business, Commerciële Economie en Ondernemerschap & Retail Management. Veronique bereidde de ‘clustering’ samen met de coördinator van de andere academie voor. “De nadruk lag naast het inhoudelijk samenvoegen van processen zeker ook op de nieuwe samenwerking met nieuwe collega’s.” Naast haar coördinerende rol is ze ook actief als international coordinator, waarbij ze de mogelijkheden voor internationale samenwerking onderzoekt.
Turbulent
Hoewel de ontwikkelingen in die functie ook niet stilstaan, was haar werk bij het academiebureau het meest turbulent. Daar vonden de afgelopen jaren 2 grote veranderingen plaats: de introductie van het modulair onderwijs en de al genoemde samenvoeging. “Voor de opleidingen en docententeams is er misschien niet zo veel veranderd”, vertelt Veronique over de clustering. “Maar voor de academiebureaus des te meer. We hebben 2 bestaande teams bij elkaar gevoegd. Je hebt de processen, de mensen en de werkwijze. Die 3 onderwerpen moesten we bij elkaar brengen.”
Daarbij nam het team alle werkzaamheden en processen onder de loep. “De vraag was: hoe richten we ons werk zo efficiënt en effectief mogelijk in? Zónder in ‘opleidingen’ te denken, maar zoveel mogelijk in academiebrede processen. Dat betekende jezelf aanpassen, meebewegen, soms een stapje terug doen, soms hulp inroepen. We kregen vaak de vraag: ‘Wat heb je van de directie nodig?’ Dat was moeilijk te zeggen, want voor ons was het ook allemaal nieuw. Soms was het tijd, soms externe hulp. Uiteindelijk hebben we het er goed vanaf gebracht, ook omdat we alle hulp kregen die we nodig hadden.”
Modulair onderwijs
Na de ‘cluster-uitdaging’ volgde de invoering van het modulair onderwijs. Veronique: “Nieuwe studenten kunnen vanaf begin van dit studiejaar een kwart van het curriculum vullen naar eigen inzicht, dus met onderwijsmodules van alle Avans-academies en bij andere hogescholen en enkele universiteiten. Dat zelf samenstellen kunnen ze pas vanaf studiejaar 2, dus het duurt nog even voordat het in de praktijk zover is. Wel is Ondernemerschap & Retail Management een voorloper-opleiding, dus bij onze academie loopt dit al even.”
Ze benadrukt hoe belangrijk samenwerking tussen alle academies is bij zo’n verandering. Ter illustratie refereert Veronique aan de inzet van AI in bedrijfsprocessen. “Als wij die expertise nog niet hebben, is er misschien een andere academie die dat wel heeft. Daarvoor moet je op onderzoek uit. Dat kan steeds makkelijker, bijvoorbeeld in een gezamenlijke Teams-omgeving of in reguliere overleggen met elkaar. Als studenten straks écht gaan bewegen door de verschillende academies, moeten we onze processen nóg meer stroomlijnen. Want je wilt dat academie A studenten op dezelfde manier inschrijft en support dan academie B.”
Mouwen opstropen
Veronique is blij dat haar team veranderingen vol overgave aanpakt. “De mouwen opstropen en gáán, dat omschrijft wel het karakter van ons team. Neem het modulair onderwijs. Al vanaf de eerste presentatie van de Ambitie 2025 hebben we de vraag gesteld: wat betekent dit voor ons? We hebben toen ook gezegd tegen de diensten die de nieuwe systemen verzorgen: ‘Geef ons input.’ Wij waren meteen heel eager om die informatie te krijgen, zodat we konden gaan bouwen. Dat was soms ook best frustrerend, want het duurde even voordat de gevolgen echt duidelijk werden. Maar ook dat hoort bij zo’n verandering.”
De focus lag in het begin van de ambitieperiode op de onderwijskant en minder op de ondersteunende kant, blikt Veronique terug. “We hebben daar gelukkig een inhaalslag in gemaakt en onszelf in de loop van de tijd echt op de kaart gezet. Om een voorbeeld te noemen: studiedagen zijn er niet meer alleen voor docenten, maar ook voor andere medewerkers. We zijn als academiebureaus niet langer een vergeten groep.”
Fouten maken mag
Veronique vindt haar werk alleen maar interessanter worden. “Sinds ik hier begon in 2007, is nog geen jaar hetzelfde geweest. Ik krijg alle vrijheid om, waar mogelijk, mijn interesses te volgen. Zo heb ik een coördinerende rol bij de invoering van het modulair onderwijs gekregen. Ik bewandel mijn eigen pad. Waarbij het een uitdaging blíj́ft om ons team steeds weer naar een hoger niveau te duwen. Daarbij mag je fouten maken. De ruimte daarvoor is nodig om een veilig gevoel te creëren. En dat gevoel heb je weer nodig om de mooiste dingen te kunnen laten ontstaan.”
Het zijn soms kleine opmerkingen die Veronique het gevoel geven dát die mooie dingen ook echt ontstaan, en dat haar team goed werk verricht. “Studenten gaan natuurlijk geregeld voor het volgen van een minor naar een andere hogeschool. Dan komen ze terug en zeggen: ‘Mmm, het is toch wel goed geregeld bij Avans.’ Dat vind ik mooi om te horen, en het maakt me blij met het werk dat ik mag doen!”